経費とは？経費に計上できる費用やおすすめの管理方法を解説

経費は、税金の計算に必要な情報で、事業者はきちんと把握しておく必要があります。なぜなら、所得税・法人税などの計算に、どのくらいの経費がかかったのかが重要になるからです。本来、事業を行う上で必要だった経費を正しく計上しなかったために、必要以上の税金を納めてしまうこともありえます。

ここでは、経費について、経費計上できる費用や経費を計上するタイミング、経費を不正計上した場合のペナルティなどを解説。事業者が経費について知っておきたいことをまとめてご紹介します。また、おすすめの経費管理方法についても解説しますので、参考にしてください。

経費とは、事業を行う上で支出した費用のことです。たとえば、オフィスの家賃や電気代、備品の購入費、出張のための飛行機代など、業務を行う上で必要な費用が経費となります。
所得税・法人税などの計算を行う際、課税される所得金額（課税所得）を計算するもとになる「所得」は、「収益－経費」で計算された会計上の利益に対して、税務調整を行った金額を指します。

経費が増えると、その分、所得は減り、納める税金の額も少なくなるので、経費となるものは確実に、正しく帳簿に計上することが大切です。

一般的に使われる「経費で落とす」という言葉は、「費用を経費として計上する」ことを指します。たとえば、「出張にかかった宿泊費を経費で落とす」といったら、宿泊費を経費計上するという意味になります。

よくある例として、取引先と喫茶店などで打ち合わせを行った際、すべての会計を担ってくれた相手から「ここの飲食代は経費で落とせるので」などと言われたこともあるのではないでしょうか。これは、このような飲食費が事業を行う上で支出した費用として認められており、会社の経費として計上するという意味を表しています。

費用を経費として計上する場合、メリットとデメリットの両方が存在します。ここでは、メリット・デメリットをそれぞれ解説しましょう。

経費計上を行う最大のメリットは、節税につながることです。前述のとおり、経費が増えることによって、課税所得が減るため、納める税金の額が少なくなります。

ただし、どんな費用でも経費計上できるというわけではありません。ルールに則って、経費計上を正しく行うようにしましょう。

経費計上を行うデメリットのひとつに、会計上の利益が減ることが挙げられます。会計上の利益は「収益－経費」で計算されるため、経費が増えることで、利益は少なくなります。もともとの売上が少ない場合は、会計上赤字となる場合もあるでしょう。会計上の利益が小さかったり、赤字決算になったりすると、金融機関からの融資を受けづらい可能性があるので、注意が必要です。

また、事務負担が増えることも、経費計上によるデメリットです。経費計上を行うためには、経費となる費用の領収書やレシートといった書類を適切に保管する必要があります。企業の場合、経理担当者は、従業員から正しく経費申請されているかどうかをチェックするという業務も発生します。

どのような費用でも経費計上できるわけではなく、経費計上できるものと経費計上できないものがあります。
経費とは、事業を行う上で支出した費用です。事業とは関係のない、プライベートでの支出などは経費計上できません。

経費計上できるかどうかの判断基準は、「事業との関係を明確に説明できるかどうか」です。説明できるものは、経費計上ができます。説明できないものは経費計上できません。
経費計上できる費用、できない費用についてもう少し詳しく解説します。

経費を帳簿に計上する際は、その経費の性質に合った勘定科目を使って仕訳を行います。経費計上できる費用のうち代表的なものを、勘定科目ごとに紹介します。

一方、次のようなものは経費として計上することはできません。

経費計上を行う際には、注意すべきポイントがあります。これからご紹介する注意点をふまえて、経費計上を適切に行いましょう。

住居の一角をオフィスとして使っているなど、事業にもプライベートにも利用しているものについては、事業での使用分のみを経費として計上する「家事按分」を行います。
事業使用分の計算方法は特に決まっておらず、税務署に根拠を尋ねられたとき、しっかり説明できる方法であれば問題ありません。一般的には、使用部分の面積や使用時間で計算します。

たとえば、床面積100平方メートルの住宅のうち約10平方メートルの部屋をオフィスとして使っている場合、持ち家であれば固定資産税の10％を租税公課として、賃貸物件であれば賃料の10％を地代家賃として計上可能です。自宅兼オフィスのインターネット回線を、1日10時間ほど使用していて、事業で平均6時間、プライベートで平均4時間利用しているなら、回線料金の60％を通信費として計上できます。

経費計上する費用の勘定項目は、「必ずこの費用はこの勘定項目でなければいけない」というルールがあるわけではありません。しかし、勘定項目を一度決めたら基本的に変えないようにしましょう。企業が会計業務を行う際の基本ルールとなる「企業会計原則」では、一般原則のひとつとして「継続性の原則」を挙げています。「企業会計は、その処理の原則及び手続を毎期継続して適用し、みだりにこれを変更してはならない」としており、これは勘定項目についても当てはまります。

たとえば、遠方に出張する際にかかった交通費の勘定科目を「旅費交通費」としていたけれど、自宅からオフィスまでの交通費と同様に「交通費」に変えるということは避けるべきです。
同じ勘定項目を使い続けるメリットには、期ごとの費用変動が明らかになることで経営判断に役立つということも挙げられます。

経費は、原則的に費用の支出額が確定した時点で計上します。特例として認められた一部の小規模事業者を除き、実際の金銭のやり取りが行われたタイミングではない点に注意が必要です。

経費の計上は、納税に関係するため不正計上が認められた場合にペナルティが科される場合があります。
税務署は、個人や法人の申告内容が正しいかどうかをチェックする、税務調査を行う権限を持っています。経費計上できないプライベートな支出を経費に含めて申告すると税務調査の対象となり、脱税として摘発される可能性があるので注意が必要です。
税務調査で不適切な会計処理が発覚すると、その内容に合わせたペナルティが科せられます。

主なペナルティは次のとおりです。

過少申告加算税は、申告・納付した金額が、本来支払うべき税額より少ない場合に加算される税金です。期限内申告について、修正申告・更正が行われた場合に発生するものです。新たに納める税金の10％（税務署からの調査の事前通知が行われ、実際の調査が行われるまでに修正申告をした場合は5％）が過少申告加算税としてかかります。
また、新たに納める税金が、当初申告・納付した金額、もしくは50万円のいずれか多い金額を超えている場合は、その超過部分について15％（税務署からの調査の事前通知が行われ、実際の調査が行われるまでに修正申告をした場合は10％）の過少申告加算税がかかります。

無申告加算税は、期限内に申告・納税を行わなかった場合に加算される税金です。納めるべき税金の50万円以下の部分には15％、50万円超300万円以下の部分には20％、300万円超の部分には30％の無申告加算税がかかります。

不納付加算税は、事業主が従業員などから源泉徴収した所得税を、納付期限内に支払わなかった場合に加算される税金です。 納付期限後に納付・納税の告知があった場合に発生し、納めるべき税金の10％（告知を予知しておらず自主的に納付する場合は5％）の不納付加算税がかかります。

重加算税は、過少申告加算税などが課される場合で、意図的に隠蔽するなど悪質な不正行為を行っていた場合に加算される税金です。
過少申告加算税・不納付加算税がかかるにもかかわらず隠蔽を行った場合は、これらの税金に代わり、納めるべき税金の35％が、無申告加算税がかかるにもかかわらず隠蔽を行った場合は、無申告加算税に代わり、納めるべき税金の40％が、重加算税としてかかります。

延滞税は、確定した納税額を期限までに納付しなかった場合にかかる税金です。

正しく納税するためには、経理管理を適切に行うことが大切です。
経費計上できない費用まで計上すると、ペナルティにつながる可能性があるため、経費は過不足なく計上できるよう、しっかり管理する必要があります。

経費管理方法としておすすめなのは、事業上の支払いをすべてクレジットカードで決済することです。経費の支払いを一元化することで、経費の計上漏れや、プライベートでの支払いを経費として計上してしまう間違いがなくなります。そしてなにより経費管理の手間がかからなくなります。

経費管理に便利なクレジットカードですが、どれでもよいというわけではありません。

事業用として利用するのであれば、ビジネスシーンで活用できるサービスに特化したビジネスカードが適しています。さらに、ビジネスでは信用も大切。ステータスカードとして高い評価を持つ国際ブランド、ダイナースクラブ（Diners Club）であれば、社会的な信用も得られます。

ダイナースクラブ ビジネスカードを事業用のクレジットカードにすることで、ビジネスに役立つサービスを受けつつ、経費管理の手間も省けるようになるでしょう。

ダイナースクラブ ビジネスカードは、個人事業主・法人経営者向けのビジネス専用カードです。法人・団体などの代表者や役員、または個人事業主であればお申し込みいただけます。
ダイナースクラブ ビジネスカードの特徴は次の通りです。

ダイナースクラブはアメリカで1950年に誕生し、クレジットカード業界をリードしてきたカードです。日本では1961年から発行を開始し、以来、企業の役員、医師や弁護士といった国家資格を有する方など、社会的信用の高い方をメンバーとしてお迎えしてきました。
創業当時から今に至るまでの、クラブの信頼とステータスを高めるための積み上げがあるからこそ、ステータスカードとして広く認知されています。

ダイナースクラブカードで利用できるサービスにプラスして、さらにビジネスに役立つ優待特典も多数ご利用いただけます。
たとえば、会計ソフトの優待サービス、税務相談や法律相談などの優待サービスがあるほか、事業承継やM&Aなどのビジネスコンサルティングサービスなどもあります。ゴルファー保険をはじめとするゴルフ優待サービスや加盟店優待、JALオンラインのインターネット予約サービスなどもご利用いただけますので、さまざまなビジネスシーンにご活用ください。

ダイナースクラブのポイントには有効期限がないため、好きなタイミングでポイントをご利用いただけます。貯めたポイントは、厳選グルメや人気メーカーの家電、ゴルフ用品、各種商品券などに交換可能です。いずれもステータスカードにふさわしい、ワンランク上の賞品がラインナップされています。

ダイナースクラブのカードは、ご利用可能枠に一律の制限はありません。一人ひとりの利用状況や支払い実績に応じて、個別に設定されます。高額なお買い物の際は事前にご相談いただけるサービスもあります。

ダイナースクラブ ビジネスカードは、申込時に登記事項証明書（登記簿謄本）の提出は必要なく、事業主の信用情報だけでお申し込みができます。法人経営者・個人事業主のどちらでも、お申し込みが可能です。

加盟店優待「ビジネス・オファー」、会計ソフト「freee」の優待、会員限定の招待イベントなど、ビジネスカードならではの特典も充実しています。

ダイナースクラブ ビジネスカードは、18歳以上の従業員に対し、追加カードを4枚まで年会費無料で発行可能です（3、4枚目は1枚あたり年間5,500円（税込）のカード維持手数料がかかります）。従業員を含めた経費の一元管理が可能になり、出張費の精算や仮払いの手間も省けます。

ダイナースクラブ ビジネス・アカウントカードは、法人カードではありませんが、ダイナースクラブカードや各種提携カードの所有者が、追加で申し込める経費決済専用カードです。法人格を持たない個人事業主でも利用でき、ダイナースクラブカードをプライベート用、ダイナースクラブ ビジネス・アカウントカードを経費用と使い分けることで、経費管理の手間を大幅に軽減できます。

ダイナースクラブ ビジネス・アカウントカードには、主に次のような特徴があります。

ダイナースクラブ ビジネス・アカウントカードと、本会員カードとなるダイナースクラブカードとで、別々の支払口座の設定が可能。法人口座の設定もでき、利用代金明細書も別になるため、プライベート用と経費用に分けた経費の管理が容易になります。

ダイナースクラブ ビジネス・アカウントカードの年間手数料は、事業に関わる支出として経費計上できます。年間手数料が所得税の節税につながるため、お得なクレジットカードといえるでしょう。
なお、クレジットカードの利用で貯まったポイントは本会員カードのポイントと合算して利用できます。

ダイナースクラブ ビジネス・アカウントカードでも、JALオンラインのインターネット予約サービスなど、ビジネスに役立つサービスをご利用いただけます。さまざまなビジネスシーンにお役立てください。

経費とは事業を行う上で支出した費用のことで、税金の計算に必要であるため、事業者はきちんと把握しておく必要があります。計上漏れがあると納税額が必要以上に大きくなってしまったり、過剰に計上すると税務署からペナルティが科されたりするおそれがあるので、過不足なくしっかり計上することが大切です。

事業上の支払いをクレジットカードに一元化すれば、手間をかけず、スムーズに経費管理を行うことができます。
さまざまなクレジットカードの中でもダイナースクラブ ビジネスカードなら、ビジネスに役立つ特典が充実しており、ステータスカードとして第三者からの信用を得やすくなる効果も期待できます。

ダイナースクラブは、1950年に米国・ニューヨークのレストランで生まれ、日本で最初の多目的クレジットカードを発行した国際ブランド。安心して使えること、さまざまなサービスが支持されていることなどは、60年以上の歴史が証明しています。
ビジネスに寄り添うダイナースクラブカードを、ぜひお手元に。