個人事業主の領収書の発行、保管方法は？インボイス制度の影響も解説

個人事業主は、領収書を受け取ったり、発行したりする機会が多くあります。
2023年10月1日（日）にインボイス制度が導入されたことで、この領収書の受領・発行・保存のルールが大きく変わりました。
ここでは、個人事業主にとって確認しておきたい領収書について、受領後の対応や発行方法、領収書の保管方法、そしてインボイス制度の概要とともに、領収書にどのような影響があるのかも解説します。

領収書とは、取引先からの金銭受領の証明となる書類のことですが、記載事項の条件を満たせば、領収書もインボイス（適格請求書）になります。
インボイスとは、売り手が買い手に対して交付する取引の内容を証明する書類のうち、インボイス制度の規定に則り、特定の事項が記載されているものの総称です。そのため、必要な記載事項を満たしていれば、「領収書」「請求書」「納品書」などの名称に関係なく、すべてインボイスとして認められます。
インボイス制度とは、事業者が消費税の仕入税額控除の適用を受けるために、「取引相手から交付を受けたインボイスなどの保存が必要」とするものです。正式名称は、適格請求書等保存方式といいます。

インボイス制度で認められる書類の種類には、インボイスのほかに簡易インボイスがあります。
簡易インボイスは、インボイスの記載事項の一部を省略したものです。不特定多数の者に対して営業を行う飲食店や小売業、タクシー業などに関わる取引では、インボイスに代わって、この簡易インボイスを交付することが認められています。簡易インボイスは通常のインボイスと同じように扱われ、受け取った事業者は、簡易インボイスを保存しておけば、仕入税額控除の適用を受けられます。
インボイスや簡易インボイスに必要な記載事項は次のとおりです。

インボイスおよび簡易インボイスとして必要な記載事項は次のとおりです。また、簡易インボイスの発行が認められている業種についても紹介します。

※出典：国税庁「 適格請求書等保存方式の概要」より

簡易インボイスを交付できるのは、不特定多数の者を相手に事業を行う以下の業者に限られています。

• ・小売業
• ・飲食業
• ・写真業
• ・旅行業
• ・タクシー業
• ・駐車場業
• ・そのほか、これらの事業に準ずる事業

インボイス制度において、消費税の端数処理にはルールがあります。そのルールとは、「消費税端数処理は１つのインボイス（簡易インボイス）において、税率ごとに1回のみ」というものです。つまり、商品ごとに消費税額を計算し、それぞれの消費税額を合計することは認められていないのです。なお、端数処理として切り上げ、切り捨て、四捨五入のどの方法をとるかは任意となっています。

※出典：国税庁「 適格請求書等保存方式の概要」より

インボイス制度の概要を踏まえたうえで、個人事業主が領収書を受け取ったり、発行したりするときに行うことを解説します。
まずは、個人事業主が領収書を受け取る場合についてです。領収書を受け取る個人事業主が、消費税の課税事業者なのか免税事業者なのかによって、共通して行うことと異なることがあります。なお、免税事業者とは、事業者免税点制度により消費税の納税が免除される、基準期間の課税売上高1,000万円以下の事業者のことです。

受け取った領収書が一定の要件を備えていれば、支払いの証拠として利用できるのは、課税事業者でも免税事業者でも変わりません。受け取った領収書は、確定申告に必要な会計帳簿を作成する際の資料となります。
領収書を受け取ったら、以下のような項目が記載されているかをチェックしましょう。

宛名は、経理上必須ではありませんが、宛名がないと税務調査が入った場合に事業と関連のある支出だと信用してもらえない可能性があります。とくに高額な支払いでは記載してもらうようにしてください。
クレジットカードの利用明細書も、領収書の要件（印紙を除く）を満たしていれば、支払いの証拠として扱えます。領収書を失くしてしまった場合や、冠婚葬祭の費用など領収書がない場合は、出勤伝票に取引内容を記載することで対応しましょう。
なお、帳簿作成の資料となった領収書は、白色申告では5年、青色申告では7年（前々年度の事業所得及び不動産所得の金額が300万円以下の人は5年）の保存が義務付けられています。

課税事業者が領収書を受け取った場合は、領収書が特定の記載事項を備えたインボイス（または簡易インボイス）かどうかチェックしてください。課税事業者が仕入税額控除の適用を受けるには、取引相手の交付するインボイスが必要だからです。インボイスの条件を備えていない場合や間違いがあった場合は、修正したインボイスの交付を依頼します。
確定申告では、受け取った領収書（インボイス）にもとづいて仕入税額控除の適用を受けることになります。また、受け取ったインボイスは保存の義務があり、保存期間は7年間です。

なお、2029年９月30日（日）までの経過措置として、基準期間（個人事業者は前々年）における課税売上高が１億円以下、または特定期間（個人事業者については前年1月から6月までの期間）における課税売上高が5,000万円以下の事業者に限って、1万円（税込）以下の仕入れについてはインボイスの保存がなくても、帳簿への記載だけで仕入税額控除の適用が受けられます。
このほか、領収書を交付した取引先が免税事業者の場合と、自身が簡易課税制度を利用している場合での対応は次のとおりです。

取引先が免税事業者の場合、インボイスを交付してもらえません。
インボイスの条件を満たさない領収書では仕入税額控除の適用は受けられないので、免税事業者との取引では仕入税額控除の適用が受けられないということになります。ただし経過措置として、2026年9月末までは免税事業者からの仕入れにつき80％、2026年10月1日から2029年9月末までは、免税事業者からの仕入れにつき50％の仕入税額控除が認められています。

自身が簡易課税制度を利用している場合は、課税売上高から課税仕入れなどにかかる消費税額や納付する消費税額を計算するため、インボイスの保存は不要です。インボイスの条件を満たしていなくても、支払いを証明する領収書としての条件を満たしていれば、経費処理・帳簿作成に活用することができます。

領収書の受取側が免税事業者の場合は、そもそも消費税の納税義務を負いませんので、受け取った請求書がインボイスの条件を満たしているかチェックする必要がありません。従来どおり、支払いを証明する領収書としての条件を満たしているかチェックし、経費処理・帳簿作成に活用します。

個人事業主が領収書を発行する場合は、課税事業者か免税事業者かで行うべきことが変わります。それぞれの違いについて確認してみましょう。

領収書を発行する側が課税事業者の場合、まずは適格請求書発行事業者としての登録が必要です。インボイスを交付できるのは、適格請求書発行事業者として登録された事業者だけです。登録申請をしていない場合は、税務署で登録手続きを行いましょう。
適格請求書発行事業者となった後は、領収書などをインボイスに必要な記載事項を備えたものにします。なお、現金決済で5万円以上の取引であれば、領収書への印紙の貼り付けも必要です。そして交付したインボイスは、写しを7年間保存しておかなければなりません。

なお例外的に、次のような取引は交付が困難だとして、インボイスの交付が免除されています。次に該当する場合は、インボイスを発行しなくても問題ありません。

＜インボイスの交付が免除される場合＞

• ・公共交通機関である船舶、バスまたは鉄道による旅客の運送（３万円未満のものに限る）
• ・出荷者などが卸売市場において行う生鮮食料品などの譲渡（出荷者から委託を受けた受託者が卸売の業務として行うものに限る）
• ・生産者が農業協同組合、漁業協同組合または森林組合などに委託して行う農林水産物の譲渡（無条件委託方式かつ共同計算方式により生産者を特定せずに行うものに限る）
• ・自動販売機・自動サービス機により行われる課税資産の譲渡など（３万円未満のものに限る）
• ・郵便切手を対価とする郵便サービス（郵便ポストに投函されたものに限る）

免税事業者が領収書を発行するときは

領収書の保存期間と保存方法

領収書は保存が必要な帳簿書類です。保存期間と保存方法は下記のとおりです。

領収書の保存期間

領収書の保存方法

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課税事業者が受け取る場合

課税事業者が発行する場合

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※本記事は、2023年8月現在の情報です。